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QuoFiles RRHH
software de gestión documental
de RRHH sobre SharePoint

Conozca los beneficios del software
de gestión documental QuoFiles

Informe gratuito realizado por los analistas de Penteo

Software de gestión documental para procesos de RR.HH sobre SharePoint

QuoFiles RR.HH. es una avanzada aplicación y software de gestión documental para procesos administrativos de personal y recursos humanos desarrollada por Quonext sobre la plataforma colaborativa SharePoint de Microsoft.

Facilita el trabajo de los profesionales de los RR.HH. y de los empleados de la compañía, automatizando este tipo de procesos en un entorno web de fácil uso.

Los departamentos de Recursos Humanos de las empresas, junto a la gestión propia del capital humano, también llevan a cabo numerosos procesos administrativos que suponen una importante carga de trabajo para los equipos que los integran.

Un ejemplo claro son los circuitos de solicitud y aprobación de vacaciones. En muchas ocasiones se emplean aplicaciones desarrolladas a medida y de propósito único, no concebidas para ser integradas con los sistemas de gestión,

En concreto, con la solución de software de gestión documental para procesos administrativos de personal y recursos humanos QuoFiles RR.HH. puede llevar a cabo acciones como:

  • Gestión de documentos asociados al empleado: definición de puestos de trabajo, registro y dependencia de empleados
  • Automatización de procesos de aprobación: gestión de vacaciones, permisos retribuidos y ausencias, flujos de aprobación y permisos, integración con Outlook
  • Actualizaciones de documentos: gestión curricular, acciones formativas, etc.

QuoFiles RRHH, software y aplicación de gestión documental para procesos de personal y recursos humanos sobre Microsoft SharePoint

Descargas y documentación de QuoFiles, aplicación y software de gestión documental de recursos humanos y personal sobre SharePoint

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Áreas de QuoFiles RRHH, aplicación y software de gestión documental de procesos administrativos de personal y recursos humanos de la solución QuoFiles

Organización

Con esta área funcional de la aplicación y software de gestión documental de procesos administrativos de personal y recursos humanos QuoFiles RRHH sobre SharePoint podrá llevar a cabo procesos como:

  • Definición de la estructura de la organización a nivel de empresa, delegaciones, unidades organizativas/departamentos, puestos de trabajo, grupos de trabajo
  • Definición de datos personales, de contacto y dependencias de los empleados
  • Definición de las dependencias de los empleados
  • Listín telefónico de los empleados
  • Orla con la fotografía de la plantilla

Gestión documental de empleados

Sus empleados podrán acceder a toda su documentación (contratos, nóminas, etc.). El acceso esta información se ve gestionado por importantes medidas de seguridad,  que garantizan que cada empleado tiene acceso únicamente a su información

  • Configuración de los diferentes tipos de documentos asociados a los empleados (reconocimientos médicos, acuerdos, certificaciones, contratos, bonus, permisos: lactancia, paternidad, sin sueldo, etc.)
  • Archivo y clasificación de la documentación asociada al empleado

Formación del software y sistema de gestión documental para recursos humanos y personal sobre SharePoint

La información asociada a las actividades de formación de la empresa puede ser gestionada en este punto de la aplicación

  • Creación y cumplimentación de la ficha de Currículum por empleado
  • Registro de los Planes de Formación y sus acciones formativas
  • Asignación de asistentes a las acciones formativas
  • Generación automática de los cuestionarios de las acciones formativas para los Asistentes
  • Generación automática de las fichas de aprovechamiento para los responsables
  • Archivo y clasificación de la documentación asociada a las acciones formativas y currículums
  • Control del número de horas impartido por Plan de Formación y Asistentes

Gestión de ausencias

Las ausencias (justiifcadas o no) de los empleados en sus puestos de trabajo pueden gestionarse de forma ágil y sencilla mediante este módulo. Además, es posible contar con informes y gráficos que permiten analizar el absentismo laboral:

  • Parametrización de las distintas causas de ausencias por delegación
  • Registro inicial de la ausencia por parte del empleado o del gestor de RRHH
  • Control de número de horas máximas de ausencia por tipo
  • Informe de superación de horas máximas por tipo y empleado
  • Consultas y estadísticas de ausencias gracias al programa y solución de gestión documental para recursos humanos y personal sobre SharePoint

Gestión de vacaciones

La petición y aprobación de las vacaciones de los empleados nunca fueron tan fáciles y rápidas. La información llega al instante a los responsables jerárquicos del empleado y al departamento de administración, con lo que se agiliza el proceso. Además, existen herramientas para el seguimento, control, y detección de periodos vacacionales que entren en conflicto.

Desde la solicitud inicial del empleado hasta su aprobación final o rechazo QuoFiles, el programa y sistema de gestión documental para procesos administrativos de personal y recursos humanos basado en SharePoint, reduce la carga administrativa de la gestión de vacaciones y facilita su seguimiento.

  • Parametrización de días correspondiente (naturales o laborables) por año y delegación
  • Parametrización de calendario laboral por delegación
  • Carga de días de vacaciones por empleado y año, dependiendo de delegación y fecha de alta en la empresa
  • Solicitud inicial de periodo vacacional con cálculo automático de días solicitados
  • Flujo de trabajo de aprobación de hasta tres niveles
  • Envío de correos informativos del estado de la solicitud
  • Control de días de vacaciones por parte de los responsables para toma de decisiones
  • Seguimiento de las solicitudes: estado, persona poseedora de la solicitud
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Folleto: QuoFiles, software de gestión documental para recursos humanos en SharePoint

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