Software gestión documental y automatización de procesos en SharePoint
¿Por qué necesita un software de gestión documental y automatización de procesos como QuoFiles Procesos, desarrollado sobre Microsoft SharePoint?
En el desarrollo de su actividad diaria, su empresa genera un importante volumen de información que se asocia a numerosos procesos de negocio.
Para mejorar la eficiencia de la compañía, es necesario apoyarse en un sistema de gestión documental que permita su archivo, organización y compartición entre todos los empleados.
Si además agiliza el desarrollo del proceso automatizando sus pasos, la ventaja todavía es mayor.
QuoFiles, la solución de gestión documental y colaboración desarrollada por Quonext sobre la base de Microsoft SharePoint, ya incluye módulos que permiten gestionar la información y procesos de algunas áreas empresariales (Calidad, Gestión de proveedores, etc.).
Con QuoFiles Procesos le ofrece además una avanzada herramienta para que pueda automatizar de manera personalizada cualquier otro proceso que desarrolle y que exija aprobación o validación.
Algunos ejemplos de procesos que puede automatizar y cuya documentación puede gestionar con QuoFiles Procesos son:
- Facturas de Compras y Ventas
- Licitaciones
- Pedidos de Compra y Ventas
- Control de cambios
- Accidentes laborales
- Cuestionarios de Calidad
- Gestión de recursos
- Aprobación de gastos, viajes y vacaciones
- Etc.
QuoFiles, software de automatización y gestión documental de procesos sobre Microsoft SharePoint
Los diferentes procesos que lleva a cabo su organización pueden ser creados y ejecutados con facilidad gracias al software de gestión documental QuoFiles Procesos, que le permite:
- Diseñar los formatos –formularios
- Definir su ciclo de cumplimentación con un motor de workflow 100% parametizable
- Ejecutar y cumplimentar dichos formatos-formularios
- Aplicar el flujo correspondiente a cada registro
- Consultar los formatos almacenados en el histórico
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Principales funcionalidades de QuoFiles Procesos, software de gestión documental y automatización de procesos sobre Microsoft SharePoint
Definición de estructura/secciones y campos de cada formato
Motor de workflow para especificar el flujo de aprobación/validación de cada registro
Flujos de aprobación sin límites de pasos
Posibilidad de delegación de acciones en otros usuarios
Envío de notificaciones mediante correo a los propietarios del registro
Clasificación y agrupación de formatos y registros según múltiples criterios
Codificación flexible de los registros cumplimentados
Anexo de cualquier tipo de archivos en las secciones del registro
Gestión de accesos a los registros cumplimentados
Histórico de registros cumplimentados
Exportación de registros a Excel para estadísticas
Integración con el directorio activo de la organización
Hoja de producto: QuoFiles, software de gestión documental, de procesos y plataforma colaborativa en SharePoint
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