||Ventajas de la gestión documental sobre SharePoint

Ventajas de la gestión documental sobre SharePoint

El software de gestión documental es una solución óptima para todos aquellos problemas de gestión derivados del almacenamiento de la ingente cantidad de información de un negocio.

La buena administración de todo el flujo de documentos que se pueden generar en una empresa es una de las necesidades más relevantes. De hecho, es uno de los factores que más influyen en la productividad total de las empresas.

Por este motivo, se han desarrollado herramientas digitales, como el software de gestión documental, que es una solución óptima para todos aquellos problemas de gestión derivados del almacenamiento de la ingente cantidad de información de un negocio. Implementar las nuevas tecnologías en las tareas de gestión de los documentos de la empresa va a otorgar el atributo diferencial en calidad que permita el desarrollo de la empresa en un futuro.

¿Por qué QuoFiles es la mejor solución para la gestión documental?

Vivimos en un entorno en el que cada vez el flujo de información y documentación que se almacena en las empresas es mayor. Ante esta situación, es imprescindible la ayuda de la tecnología, para la optimización de los procesos de la empresa. QuoFiles, el software de gestión documental basado en Microsoft SharePoint, ha sido lanzado al mercado para que tu empresa despunte. ¿Sabes qué es capaz de hacer QuoFiles por tu compañía?

  1. Organiza, centraliza y distribuye toda la información que se puede generar en la empresa. Hay que recordar que, en la era del Big Data, la información ha adquirido especial relevancia, y administrarla correctamente posibilitará la anticipación de las acciones de las empresas. Además, esta herramienta facilita que todos los empleados tengan acceso a esos documentos, por lo que se fomentará la comunicación y el sentimiento de integración en el negocio.
  2. No solo gestiona documentación, sino que automatiza procesos: esto implica la agilización de procesos como pedidos de compra y venta, licitaciones, cuestionarios de calidad o facturas de compras y ventas. La automatización de procesos permite ahorrar tiempo, y de esta manera, incrementar la productividad del negocio.
  3. Esta herramienta integra un modo de trabajo basado en procesos de flujo de trabajo (workflow) para modelar los diversos procesos de la empresa.
  4. Se optimiza la toma de decisiones de la empresa gracias a una eficiente gestión del conocimiento.
  5. Se reducen los costes de la empresa, gracias a la automatización de procesos.
  6. Ofrece herramientas para que la actividad empresarial mejore, gracias a la plataforma colaborativa QuoFiles.

La importancia del workflow

El workflow o flujo de trabajo es todo el conjunto de actividades que hace referencia a los documentos: su creación, modificaciones y demás acciones que se puedan hacer con ellos. Además, incluye la actividad de los participantes de los documentos.

El workflow en la gestión documental va a aumentar el control del ciclo de todos los documentos y va a constituir un elemento de automatización de los procesos. Y las ventajas van más allá: asignar procesos, responsabilidades y tiempos en la fase de gestión de documentación es más eficiente gracias al control del workflow.

La calidad del servicio de las empresas y la productividad están estrechamente relacionadas con el tipo de herramienta de gestión empresarial que se posea. QuoFiles, sobre la base de Microsoft SharePoint, es una solución óptima de gestión empresarial, que contribuirá a incrementar las oportunidades de negocio de tu compañía.

2017-04-19T10:11:27+00:00 10 noviembre, 2016|Categories: Gestión documental|Tags: , , , , |0 Comments

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