||Ventajas de la gestión documental en las empresas

Ventajas de la gestión documental en las empresas

software de gestión documental La gran cantidad de documentos que años atrás se acumulaban en las estanterías de las empresas ya han pasado a la historia. Desde la llegada al mercado del software de gestión documental, este problema – que perjudicaba enormemente la capacidad productiva de las empresas – se ha solucionado con creces. Ahora bien, existen todavía muchas reticencias dentro de ciertos sectores a implementar este tipo de herramientas TIC. Algunas veces por la inversión necesaria y otras, por la resistencia al cambio que algunos empleados oponen, es común encontrar todavía metodologías de almacenamiento de información totalmente tradicionales.

Por eso, para despejar las dudas y temores de los más incrédulos, vamos a enumerar las principales ventajas de un software de gestión documental a continuación.

Un software de gestión documental para potenciar la eficiencia

Si en algo se han notado los avances tecnológicos dentro de la gestión empresarial es en la forma en que se gestiona la información. Años atrás, como es bien conocido, la mayor parte de las empresas organizaban toda su documentación – en algunos casos incluso confidencial -, en estanterías y archivadores. Esa metodología generaba un sinfín de problemas, empezando por la falta de organización y rapidez a la hora de encontrar un documento y acabando por la falta de seguridad en cuanto a la información.

Por suerte, un software de gestión documental está diseñado de forma unívoca para proteger este tipo de datos y maximizar la velocidad de respuesta de las empresas ante la necesidad de información.

Algunas de las principales ventajas de una herramienta de gestión documental como la descrita aquí son:

  • El acceso a la base de datos e información clasificada, tal y como se ha comentado anteriormente, es instantáneo. Este hecho ahorra mucho tiempo de búsqueda y facilita una respuesta veloz a cualquier tema que se quiera solucionar.
  • La ventaja anterior, por lo tanto, está relacionada con la siguiente: la reducción del tiempo de consultas y tiempo empleado en la documentación de un caso concreto. Por ejemplo, en el caso de los bufetes de abogados, este tipo de software de gestión documental es un pilar básico para aumentar la eficiencia en la preparación de los casos.
  • Al disponer de toda la documentación en una única base de datos con una metodología sencilla y fácilmente categorizable, la localización de los documentos resulta mucho más sencilla. Además del ahorro de espacio que el software de gestión documental supone, y que no siempre se valora en su justa medida.
  • La información puede ser distribuida entre los miembros de la organización que se deseen, e incluso establecer controles de acceso para proteger aquella documentación que sea más delicada.
  • El ahorro en la impresión de documentos es otra de las ventajas del software de gestión documental
  • Por último, y no por ello menos importante, un programa de gestión documental potencia enormemente la seguridad de todos los datos almacenados en su base documental

En conclusión, la introducción de herramientas documentales que faciliten la digitalización de la información en las empresas supone una ventaja competitiva respecto a la competencia. El temor a la inversión o a la resistencia al cambio por un software de gestión documental o ERP de ciertos trabajadores no debe ser un escollo que impida a las empresas dar un paso hacia adelante en su gestión.

2017-11-21T15:27:02+00:00 4 marzo, 2016|Categories: Gestión documental|Tags: |0 Comments

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