||El software de gestión documental revoluciona la información en las empresas

El software de gestión documental revoluciona la información en las empresas

gestor documental

La paulatina implantación de tecnologías vinculadas a la gestión de la información en las empresas ha provocado que muchas de ellas tengan que modificar sus protocolos de trabajo.

Esas formas de trabajar están relacionadas, por ejemplo, con los modelos de producción o incluso con la política de documentación de las compañías.

La información ha sido siempre un elemento estratégico para el devenir de las compañías, y ha evolucionado a pasos agigantados desde los años 80. Por aquel entonces, la gestión documental estaba relacionada estrechamente con la información en papel, la cual se escaneaba mediante máquinas a día de hoy obsoletas.

Después llegaron los sistemas de reconocimiento óptico y, finalmente, los ordenadores, que iniciaron la era de la digitalización de archivos.

En la actualidad, la herramienta más potente es el software de gestión documental, especializado en la gestión de la información dentro de las empresas. Se ha convertido, por lo tanto, en un proceso global, corporativo y estratégico.

¿Qué aporta un software de gestión documental?

Un programa de gestión de documentos realiza funciones de forma automática que, años atrás, debían de hacerse manualmente, con todo lo que implicaba (desde errores en el traspaso y organización de documentos a la tan odiada ineficiencia provocada por el solapamiento de funciones). Algunas de las prestaciones que aporta son estas:

  • Controlan la producción de documentos: como ya se ha mencionado anteriormente, la digitalización de documentos mediante un software de gestión documental evita ineficiencias a la hora de realizar nuevos documentos para incorporarlos a la base de datos, ya que ésta es única y evita que dos empleados realicen la misma tarea dos veces.
  • Control de la circulación de la información: al tratarse de un software especializado en la gestión documental, se pueden incorporar medidas de seguridad que restrinjan el acceso a información confidencial a los empleados.
  • Almacenan de forma atemporal: al trabajar con una base de datos unificada para toda la compañía, los documentos siempre se encuentran disponibles desde cualquier dispositivo y para cualquier usuario autorizado para gestionarlos o consultarlos. Esta es una característica presente en la mayor parte de las soluciones de gestión empresarial en la actualidad y que reporta grandes beneficios prácticos a las empresas.
  • Recuperación: un software de gestión documental realiza copias periódicas de seguridad, lo que permite recuperar la información en caso de pérdida de forma fácil y rápida.

El documento electrónico

La periódica implantación del software de gestión documental en los centros de producción y empresas dedicadas a cualquier tipo de sector, hace que el tipo de documento y sus características haya cambiado considerablemente desde la década de los 80. En la actualidad, los documentos tienen una serie de características que los diferencian de los realizados por gestores documentales obsoletos:

  1. En muchas ocasiones son legibles por máquinas, y no por personas.
  2. Su contenido cambia de soporte de manera regular a lo largo del tiempo.
  3. La estructura física carece de importancia (ya no importa el papel).
  4. Se puede modificar al instante a través de los programas de gestión que los administran.
  5. Admite múltiples formatos de lectura.

En definitiva, con un software de gestión documental la empresa adquiere un activo de valor estratégico y funcional, y que puede suponer la diferencia entre el éxito o el fracaso a lo largo del tiempo. Elegir un gestor documental inteligente de forma adecuada es siempre una decisión difícil, pero trascendental para el futuro de una empresa.

2017-11-21T15:53:03+00:00 21 septiembre, 2015|Categories: Gestión documental|Tags: , |0 Comments

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