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Software de gestión documental: ventajas y utilidades para el sector de la distribución

programas de gestion empresarialEl sector de la distribución necesita manejar grandes cantidades de información.

La gestión de la Calidad o los datos referentes a los procesos de venta y postventa son datos imprescindibles para el buen funcionamiento de toda compañía distribuidora.

Las soluciones en materia de compartición de información que ofrecen los software de gestión documental basados en Microsoft SharePoint se presentan como una herramienta indispensable para cualquier empresa.

¿Qué es un software de gestión documental?

Un programa de gestión documental es una herramienta esencial para la mejora de la colaboración, comunicación y compartición de la información entre los miembros de una empresa.

Quonext, gracias al software de gestión documental QuoFiles, basado en la tecnología Microsoft SharePoint, es un referente en la distribución de soluciones documentales.

De entre las muchas ventajas que supone disponer de un software como QuoFiles, destacan el aumento del control de la documentación y de los procesos de la información de la empresa. También, la mejora de la competitividad, ya que el trabajo en equipo repercute directamente en la productividad y en el compromiso por la corporación.

  • La centralización y la organización de la información son otros aspectos clave de QuoFiles.
  • El software de gestión documental de Quonext permite un rápido acceso a la información de la empresa, gracias a sus avanzadas herramientas de clasificación y organización.
  • Permite la configuración de alertas y alarmas para la notificación de vencimiento de tareas, documentos o entregas.
  • Integra en Outlook las tareas asociadas en los procesos de aprobación y validación.
  • Reduce significativamente los costes en comunicación gracias al software de gestión documental.
  • El hecho de tener centralizada la documentación de la corporación elimina la posibilidad de duplicidades, aumentando así la productividad y competitividad de la empresa.
  • El software de gestión documental asegura una óptima comunicación entre los miembros de una empresa, sea cual sea la localización en la que se encuentren los trabajadores. También facilita la comunicación con agentes externos, algo muy habitual en el sector de la distribución.
  • Por último, debido a la efectiva gestión del conocimiento que realiza QuoFiles, la toma de decisiones de la empresa que utiliza este software de gestión documental se ve mejorada de forma significativa.

Las empresas dedicadas a la distribución necesitan estructurar su funcionamiento en base a una buena comunicación interna. Saber elegir el software de gestión documental adecuado puede ser la mejor inversión para este tipo de compañías, ya que su éxito depende en gran medida de la buena gestión documental que realicen de sus servicios.

 

 

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