||Sistema de gestión documental para despachos de abogados

Sistema de gestión documental para despachos de abogados

Las ventajas del sistema de gestión documental en un bufete de abogados.

Las rutinas de trabajo de los abogados generan una gran cantidad de documentación e información, que requiere ser almacenada y ordenada adecuadamente para facilitar las labores de trabajo.

Con la digitalización, los ordenadores se han convertido en fieles aliados de trabajo para muchos sectores profesionales, entre ellos el de los abogados. Los sistemas de gestión basados en la nube van ganando cada vez más terreno al almacenamiento físico local, debido a sus ventajas y a su eficacia.

Cada vez se está extendiendo más entre los despachos legales y bufetes una herramienta para controlar toda su información: el sistema de gestión documental. ¿Quieres saber por qué?

Las ventajas de un sistema de gestión documental para un bufete de abogados

Mantener el orden para encontrar los datos de cada cliente de forma ágil es un requisito indispensable para los abogados. Esta profesión destaca por la reputación que los despachos obtienen a lo largo del tiempo, por lo que la eficiencia en los procesos de gestión cobra gran relevancia.

Para ofrecer un servicio de alta calidad y satisfacer con excelencia las necesidades de los clientes, implantar un programa de gestión documental en un bufete de abogados es una solución óptima. Estas son algunas de las grandes ventajas:

  1. Mayor eficiencia de trabajo al poder acceder a los documentos desde cualquier dispositivo móvil con acceso a la red.
  2. Automatización de algunos procesos rutinarios, como las facturas. De esta manera los empleados del bufete ahorran tiempo y aumenta la productividad.
  3. Mejora de la seguridad de los datos e información del negocio, ya que un programa de gestión documental cuenta con un sistema de restricción al acceso de los documentos.
  4. Evita las posibles pérdidas o “traspapelados” de documentos, que tanto perjudica a las actividades laborales en la abogacía.
  5. Facilita los compromisos legales, éticos y deontológicos relacionados con los documentos.
  6. Fomentan el trabajo colaborativo de los empleados.
  7. Agilizan multitud de trámites internos, gracias a que se automatizan los procesos de validación y aprobación con herramientas de workflow.

La adquisición de un sistema de gestión documental es una inversión que requiere un esfuerzo económico inicial, pero que ofrece múltiples ventajas competitivas. Traducido a la captación de más clientes, significa un incremento nada desdeñable de la rentabilidad final del negocio.

Las “apps”, otras herramientas útiles para la actividad de los abogados

Al margen del software de gestión documental, la industria del móvil también se ha lanzado a la creación de aplicaciones útiles para la abogacía. ¿Ya conocías estas apps y sus funciones?

  1. La App del bufete Uría Menéndez: posibilita el acceso a contenido jurídico, como artículos, guías, revistas jurídicas… Asimismo, permite conocer al instante las novedades legislativas que van surgiendo.
  2. Calculadora de penas: esta app calcula la duración de las penas. Es especialmente útil para los abogados que deben negociar con el ministerio fiscal la posibilidad de un pacto de conformidad en un juicio.
  3. Collaborate: esta app constituye un espacio cuya finalidad es la de compartir conocimiento y establecer una vía de comunicación entre los abogados.

Estas apps móviles pueden ser un apoyo en las tareas, pero no hay que olvidar que contar con una herramienta de gestión documental como QuoFiles (basada en Microsoft SharePoint), es la mejor solución profesional para evitar cualquier riesgo laboral y conseguir la excelencia en la gestión de todos aquellos documentos de trabajo (por ejemplo diligencias, certificados, actas constitutivas, etc.).

El profesional de la abogacía lidia con contenido muy sensible y valioso, especialmente en todo lo que refiere a derechos de las personas de acuerdo con la legislación vigente. Se hace imprescindible un sistema de gestión que proteja esta información y ayude a conseguir la excelencia en todos los procesos que lleva a cabo un abogado, alejando cualquier amenaza.

La consultora tecnológica Quonext cuenta con grandes profesionales en el sector legal y en soluciones de gestión de la documentación. Te podrán asesorar sobre cualquier duda. No esperes más para implantar un sistema de gestión documental, y descubrir cómo aumentan tanto la satisfacción de tus clientes como la productividad de tus empleados.

2017-11-21T14:55:07+00:00 29 diciembre, 2016|Categories: Gestión documental|Tags: |0 Comments

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