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¿Qué es la gestión de proyectos?

La importancia de implementar sistemas tecnológicos que faciliten el trabajo, como un programa de gestión de proyectos.

El Internet de las Cosas está transformando los hábitos de la sociedad, su forma de vida, pero también el modo en que los negocios se organizan y planifican. Por ello, el sector empresarial es consciente de la importancia de implementar sistemas tecnológicos que faciliten el trabajo, como por ejemplo un programa de gestión de proyectos.

¿Sabías que este software, que contribuye a planificar y controlar adecuadamente los proyectos de las empresas, tiene efectos positivos en la productividad?

Una aproximación al concepto de gestión de proyectos

La gestión de proyectos es ya considerada una disciplina o un enfoque metódico que permite planificar todos los procesos que una compañía lleva a cabo. En la actualidad contamos con avanzadas herramientas para la gestión de tareas, como el programa de gestión de proyectos. Entre los múliples beneficios que ofrecen, destacan:

  1. Realizar de forma ágil todos los cambios que un proyecto necesite en el momento justo. De esta forma, se ahorran recursos de la empresa.
  2. Facilitar el acceso a la información importante: una de sus ventajas es el ahorro en tiempo de trabajo.
  3. Mostrar en todo momento el estado del proyecto: gracias a un programa de gestión de proyectos, todos los miembros podrán saber en qué fase se encuentra el proyecto, las fechas de entrega y las asignaciones, en el momento que deseen. Esto implica que los trabajadores puedan adoptar formas de trabajo más autónomas y que aumente la sensación de integración en la compañía.

¿Qué fases encontramos en la gestión de proyectos?

Existen cinco fases que debemos tener en cuenta para alcanzar la excelencia en la gestión empresarial, principalmente en lo que se refiere a la gestión de los recursos y proyectos:

  1. Iniciación: en esta fase se detallan los objetivos del proyecto. Se asigna un director de proyecto y se realiza un análisis previo en el que deberá constar, entre otros, el alcance del proyecto y los riesgos en cuanto a su ejecución.
  2. Planificación: se definirán las tareas que se deberán realizar y los recursos disponibles. Los cálculos en esta fase deben ser muy rigurosos, ya que un error podría ser fatal para la compañía. En esta fase se hace especialmente útil un programa de gestión de proyectos, para evitar cualquier tipo de equivocación.
  3. Ejecución: es aquí cuando se asignan las tareas planificadas a los recursos disponibles y se ejecuta todo lo planificado.
  4. Control y seguimiento: es una de las fases más relevantes y en la que, en gran medida, dependerá el éxito del proyecto. Así, se controlan todas las tareas del plan inicial, se gestionan las incidencias y se generan informes de seguimiento. Además, se evalúan los factores de tiempo, alcance y costes, entre otros.
  5. Cierre: es la garantía de que el proyecto ha sido completado. En esta fase se analizan los resultados, tomando como referencia las estimaciones de las fases previas. Asimismo, se realiza una copia de seguridad del proyecto.

Respetar cada una de estas cinco fases de la gestión de proyectos es clave para optimizar el desarrollo de los proyectos.

La consultora tecnológica Quonext es consciente del sustancial papel que la tecnología juega en el proceso de gestión de proyectos empresariales. Por ello, recomienda encarecidamente la implementación de un programa de gestión de proyectos para optimizar tanto la productividad como la rentabilidad del negocio. Tener bajo control cada fase de la gestión de proyectos, aplicando correctas metodologías de gestión para que los proyectos se puedan entregar a tiempo y dentro del presupuesto pactado, es fundamental para el éxito de las empresas.

2017-11-21T14:57:37+00:00 16 diciembre, 2016|Categories: ERP, Gestión documental|Tags: , , |0 Comments

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