||Problemas y soluciones en la gestión documental de las empresas

Problemas y soluciones en la gestión documental de las empresas

navisionLa correcta gestión de los documentos en las empresas es imprescindible para el buen  funcionamiento de las mismas.

En muchos casos, el “documento” en sí es el activo más importante de una compañía y sobre el que se sustenta la mayor parte del trabajo.

Un ejemplo de ello pueden ser las grandes empresas de transporte o industria, que manejan una gran cantidad de información y documentos para desarrollar su actividad diaria.

El caso de empresas que enfocan toda su actividad profesional de forma on line, como es el caso de muchas agencias de publicidad o de diarios digitales.

Por eso, es importante gestionar de forma eficiente toda esa información para tenerla disponible y localizable en cualquier momento.

Contar con un software de gestión ERP como el de Quonext, desarrollado sobre la plataforma Microsoft Dynamics ERP supone un salto cualitativo en la administración documental y una mejora de la eficiencia y productividad de todos los empleados.

Algunos de los problemas que un software o solución de gestión documental ayudará a resolver son los siguientes:

  1. Evitar documentación duplicada: la sobresaturación de informes y datos duplicados genera no solo un problema de pérdida de tiempo, sino también de organización. Un software de gestión de documentos como el de Microsoft Dynamics ERP evita la duplicación de contenidos y maximiza el rendimiento de los empleados de una corporación, ya que evita el solapamiento de  tareas.
  2. Ahorrar espacio: contar con un programa de gestión de documentos rentabiliza el espacio, ya que no es necesario contar con estanterías inacabables repletas de documentos que nadie consulta por temor a tener que organizarlos.
  3. Duplicación de trabajos: como se ha comentado anteriormente, la duplicación de archivos conlleva en muchas ocasiones la duplicación de esfuerzos. Contar con un software como el de Microsoft Dynamics ERP facilita enormemente la vida de los empleados al gestionar en una única base de datos toda la documentación relativa a una empresa. De esa forma, la información será completamente accesible por todos los usuarios del programa de gestión y se aumentará la productividad de cada uno de ellos, al evitar un trabajo ya realizado con anterioridad.
  4. Seguridad de datos: otro de los problemas frecuentes de las grandes empresas a la hora de gestionar la información que manejan está relacionado con la seguridad de la misma. En muchos casos,  las empresas manejan datos confidenciales que no pueden estar expuestos sin ningún tipo de control. Esta es, por lo tanto, otra de las razones para contar con un software de gestión documental, ya que almacena los documentos y garantiza la protección de los datos de la empresa.
  5. Organización óptima: parece obvio, pero en muchas ocasiones el éxito de una empresa está íntimamente relacionado con el nivel de organización interna que exista en ella. Pérdida de documentos, falta de comunicación entre empleados, trabajos duplicados o hasta triplicados por una organización pésima, son algunos de los problemas más frecuentes que puede solucionar el ERP de Microsoft Dynamics.

En definitiva, la gestión documental es un factor muy importante para mantener un nivel competitivo alto en todas las empresas y mejorar el rendimiento de todos los empleados. Por eso, es importante contar con la tecnología para poder mejorar estos procesos. Saber elegir el software de gestión documental adecuado también es un factor clave que marcará la diferencia entre el éxito y el fracaso.

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