||El poder transformador de la gestión documental: de la oficina tradicional a la smart office

El poder transformador de la gestión documental: de la oficina tradicional a la smart office

El programa de gestión documental, clave en la transformación digital.

El mundo está en constante evolución y progreso debido principalmente a los desarrollos tecnológicos de los últimos años.

Echando la vista atrás, recordaremos el avance a pasos agigantados de la transformación digital dentro de las empresas, que ha ido imponiéndose gracias al alto grado de competencia existente: las compañías se han visto abocadas a adaptarse o desaparecer del mercado.

Un programa de gestión documental se convierte en el aliado ideal para la gestión de los recursos documentales en cualquier empresa. Estas soluciones empresariales impulsan la conversión y adaptación de una oficina tradicional a una smart office.

¿Quieres conocer las ventajas empresariales de un software de gestión documental?

La gestión documental y el cloud computing

Con la digitalización, un nuevo paradigma de gestión empresarial se va abriendo paso. El concepto de la innovación se va implantando en el seno de las compañías, que comprueban año tras año la vital importancia de optimizar su productividad.

Tecnologías avanzadas como el Internet de las Cosas o el Cloud Computing están en constante desarrollo. No obstante, hoy en día ya son remarcables las ventajas competitivas que ofrecen. La alta demanda de este tipo de desarrollos tecnológicos es el mejor reflejo.

En un mundo que no para de transformarse surgen nuevas necesidades en la gestión de los negocios, como disponer en tiempo real de cualquier documento de la empresa desde cualquier dispositivo, lo que requiere disponer de un sistema de gestión documental actualizado. Sin duda alguna, la tecnología se está convirtiendo en la mano derecha de las empresas.

Una de las áreas donde la digitalización más beneficio puede aportar es en el de la documentación, un activo de gran valor (aunque a veces infravalorado) para las empresas.

En el departamento documental se registra y se encuentra proyectada toda la trayectoria de las empresas. En definitiva, es una garantía de las actividades que las empresas han llevado a cabo.

El cloud computing representa un alojamiento óptimo para la gestión documental, ya que ahorra espacio, costes, y permite el acceso a todos los documentos desde cualquier dispositivo móvil con conexión a Internet. Sin duda, estos son motivos suficientes por los que “la nube” se esté popularizando cada vez más entre el sector empresarial.

Michael Dell, el gran empresario tecnológico, afirma: “La nube no es un lugar, es una forma de gestionar las tecnologías de la información”.

¡Bienvenido a la era del cloud computing!

Ventajas de realizar la gestión documental con un software

Uno de los obstáculos con los que se topa la productividad y rentabilidad de la empresa es la gestión de todos los recursos documentales disponibles.

Actualmente ya cuentan con herramientas como el sistema documental para mejorar la gestión de sus archivos, agilizar los flujos de aprobación y validación asociados y fomentar el trabajo en equipo.

En este sentido, las principales ventajas de un programa de gestión documental son:

  1. Mejora la productividad de los empleados. Al automatizar procesos rutinarios, los empleados ahorran un tiempo que pueden dedicar a otras tareas de mayor valor para el negocio.
  2. Ayuda a la implementación de la cultura de la innovación en las empresas.
  3. Reduce los costes operativos. La implantación de herramientas tecnológicas de gestión documental constituye una inversión muy rentable para las empresas, debido a que en muy poco tiempo ya ofrece un considerable ahorro económico.
  4. Aumenta la satisfacción de los clientes: un software de gestión documental permite ofrecer un mejor servicio al cliente. El motivo es que se necesita mucho menos tiempo para acceder a la información necesaria a través de una digitalización integral.
  5. Seguridad: un programa de gestión de los documentos evita su pérdida, ya que se digitalizan y están siempre controlados.
  6. Accesibilidad: la búsqueda de documentos en una oficina puede ser una de las labores más tediosas que existen. Por ello, un programa de gestión documental es de gran ayuda para facilitar el acceso a todos aquellos documentos e información que cualquier empleado o cliente pueda necesitar en un momento dado. La accesibilidad, además, será mucho más ágil y sencilla para aquellos documentos de uso frecuente.

En definitiva, los sistemas de gestión documental son una de las mejores aportaciones necesario los sistemas de gestión documental como los ofrecidos por la consultora Quonext son aportaciones fundamentales a la transformación digital de una empresa.

¿Avanzamos juntos en el camino de la digitalización?

2017-11-21T14:51:47+00:00 3 febrero, 2017|Categories: Gestión documental|Tags: , |0 Comments

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