||Pasos para auditar un software CRM en una empresa

Pasos para auditar un software CRM en una empresa

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Un software CRM necesita un mantenimiento periódico a lo largo del tiempo, sobre todo después de los primeros meses desde su implantación.

Además del mantenimiento, es necesario que se realicen auditorías técnicas de forma periódica para asegurar que el sistema está rindiendo según lo esperado y que no han surgido contratiempos que dificulten su correcto funcionamiento.

Por eso, las empresas deben de conocer los pasos a seguir ante la realización de una auditoría técnica y funcional de un programa de gestión clientelar CRM que ya esté en activo.

Ésta debe de sustentarse en dos preguntas fundamentales: ¿está el sistema bien construido? y ¿está correctamente mantenido?

Arquitectura general y documentación del CRM

Este primer análisis del que consta una auditoría CRM se basa en la necesidad de comprobar que el sistema implantado se ha construido sobre unas bases sólidas y bien dimensionadas.

El último punto es importante, ya que en muchas ocasiones, a pesar de que el sistema esté bien construido, las dimensiones del mismo no son lo suficientemente grandes como para rendir a la máxima potencia requerida.

Tres preguntas fundamentales ante este paso son las siguientes:

  1. ¿Están debidamente diferenciados los servicios que componen el sistema CRM?
  2. ¿Son los servidores lo suficientemente grandes como para dar un correcto soporte al sistema?
  3. ¿Es mi sistema CRM seguro e invulnerable ante ataques de seguridad externos?

Auditoría de un sistema on-premise

Los sistemas CRM implantados on-premise son aquellos que utilizan el servidor propio de la empresa donde se desarrollan. Es decir, las compañías que escogen esta opción únicamente tienen que comprar la licencia e instalar el software, sin depender de ningún otro agente externo que administre la seguridad del sistema ni su viabilidad.

Esta parte de la auditoría resulta fundamental, ya que cuando una compañía depende de sí misma para garantizar un rendimiento pleno para el CRM se debe de tener un cuidado especial con los elementos que le dan soporte. Como por ejemplo, el sistema operativo de los servidores.

Otro aspecto básico es el de la base de datos del sistema CRM y del sistema de reporting. Tener en cuenta el estado en el que se encuentra el tamaño del archivo de datos y del de transacciones, del tiempo de bloqueo por espera o del plan de mantenimiento definido también adquiere una gran importancia.

Por último, hay que estar muy al tanto de las propias prestaciones que ofrece un software CRM, como por ejemplo el servicio de enrutamiento del correo o de procesamiento asíncrono.

Auditoría funcional de un sistema CRM

Este último paso es, si cabe, el más sencillo pero que a la vez requiere un conocimiento profundo del sistema CRM. Se trata de analizar si las funciones para las que fue implantado el software CRM funcionan de forma correcta. Para ello, siempre es útil plantearse una serie de cuestiones como las siguientes:

  1. ¿Las integraciones con otros sistemas responden de forma correcta?
  2. ¿El sistema CRM se comunica perfectamente con esos otros sistemas de los que la empresa tiene instalados para ser más productiva?
  3. Existen errores críticos relacionados con el programa CRM en el visor de eventos de los programas que dan soporte al sistema?

En conclusión, un software como el Microsoft Dynamics CRM necesita realizar auditorías de forma periódica para corregir posibles errores en el trabajo diario. Lo mismo ocurre con la solución ERP, otro software de gestión imprescindible para cualquier empresa pero que debe cuidarse hasta el más mínimo detalle de su hábitat para asegurar un óptimo rendimiento.

2017-11-21T15:53:37+00:00 17 septiembre, 2015|Categories: CRM|Tags: , |0 Comments

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