||La importancia de un software de gestión documental en las administraciones públicas

La importancia de un software de gestión documental en las administraciones públicas

Tendencias ERP 2015En los últimos años, las diferentes instituciones públicas han implementado de forma progresiva la denominada Administración electrónica.

Gracias a esta evolución institucional, muchos de los procesos y gestiones que antes tardaban semanas y hasta meses en realizarse, se pueden hacer en cuestión de minutos. Y lo más importante, sin necesidad de desplazarse a ninguna oficina pública, simplemente desde casa mediante cualquier aparato electrónico con conexión a Internet.

Para conseguirlo, la Administración electrónica debe contar con una serie de herramientas que faciliten el proceso tan dificultoso que conlleva administrar toda una ingente cantidad de información generada diariamente.

Por tanto, contar con un software de gestión documental es una de las características indispensables para poder llevar a cabo un servicio público eficiente.

El sistema de gestión documental como pilar administrativo

Un software de gestión documental se ha convertido en una herramienta no solo de organización y de administración informativa, sino también en un agente para el fomento tanto de la investigación como de la mejora continua.

Por lo tanto, a la hora de diseñar el modelo de administración electrónica que una institución pública va a implementar es necesario tener claro el tipo de sistema de gestión documental que se va a escoger y lo que debe satisfacer para cumplir su misión. Por norma general, son dos:

  1. Mejorar la gestión de la información proporcionando un acceso efectivo y rápido a todos los miembros de la plataforma.
  2. Fomentar la gestión del conocimiento.

Un caso real: las universidades

Algunas instituciones públicas como universidades cuentan ya con una administración electrónica y, por lo tanto, con un software de gestión documental sobre el que esa administración se sustenta.

Según los expertos de este caso práctico, al analizar las diferentes soluciones que el mercado ofrecía para la gestión de documentos llegaron a la conclusión de que la herramienta escogida debía de cumplir con al menos dos misiones:

  • Cumplir con el objetivo final del software de gestión documental: es decir, mejorar la toma de decisiones y la gestión de documentos y de información para aumentar la eficiencia y productividad en todos los procesos relacionados con la institución.
  • Un objetivo de visión, es decir, la gestión integral de todos los recursos informativos que genere a lo largo del año una institución universitaria.

A la hora de hacer frente a la implantación de un software de gestión documental que sirva de base para la futura Administración electrónica de una institución pública, se deben tener en cuenta algunos aspectos que pueden frenar el proceso y ser capaz de erradicarlos a tiempo, como por ejemplo:

  1. El desconocimiento del sistema y de la metodología empleada por parte del personal.
  2. Resistencia al cambio del software de gestión documental por parte de los trabajadores.
  3. Inexistencia de tradición de la gestión documental vía online en las instituciones, lo que por norma general crea desconfianza.

Estos posibles frenos a la implantación de un software de gestión documental, que pueda ser la base tanto de una Administración electrónica como de una empresa en particular, se pueden resolver fácilmente con prevención.

En definitiva, las empresas o instituciones cuyos activos principales sean los documentos deberán contar con un software de gestión documental para mejorar la productividad y eficiencia de todos sus procesos. En el caso de una Administración pública, este deberá ser la base de su futura versión electrónica.

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