||La importancia de la gestión documental en los despachos de abogados

La importancia de la gestión documental en los despachos de abogados

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En décadas anteriores, la gestión de grandes cantidades de documentos se hacía de forma manual mediante grandes archivadores, carpetas y voluminosas estanterías que ocupaban gran parte del espacio disponible en una oficina.

Al final, aunque podía resultar un método efectivo, todo dependía de forma directa de la organización y exhaustividad que tuviesen los miembros de la organización.

La importancia de esta correcta gestión de documentos se hace patente principalmente en sectores donde los documentos son la base principal del negocio, como por ejemplo ocurre con los despachos de abogados. Los bufetes son, evidentemente, un ejemplo de negocio vinculado a los sectores empresariales que estructuran la base de su negocio en la gestión de documentos.

En el caso de las profesiones vinculadas al derecho este factor se acentúa, ya que de esa buena gestión y administración de la información depende en gran parte el éxito de su servicio: la eficacia de la atención al cliente, la prevención de riesgos y sobre todo la exigencia de la propia ley o las disposiciones deontológicas de su profesión.

Por eso, la implantación de software de gestión documental es una realidad que se ha puesto a la orden del día no solo en despachos de abogados, sino también en otros sectores como la administración pública.

La gestión documental en los bufetes de abogados

A partir de la década de 1990, cuando se empezaron a instalar los primeros procesadores de textos en los despachos de abogados, ya se hizo patente el inicio de la era de la digitalización en este sector.

Desde entonces, prácticamente el 100% de la documentación generada por los letrados se produce en un ordenador. Y, en la mayor parte de los casos, esos documentos jamás llegarán a existir en papel.

La existencia de correos electrónicos, fax y otro tipo documentos, así como la necesidad de adaptar esa información a los diferentes dispositivos móviles y el cloud computing hacen además necesaria la aparición de nuevas herramientas tecnológicas para su funcionamiento.

Algunos de los principales beneficios que reporta la utilización de software de gestión documental en los despachos de abogados son los siguientes:

  1. La gestión documental proporciona una respuesta ordenada al uso masivo de las tecnologías caracterizadas por la movilidad y la accesibilidad.
  2. Aporta una gran eficacia y eficiencia en el servicio ofrecido a los clientes, generando una productividad mayor en cada caso estudiado.
  3. Facilita el cumplimiento de las leyes en cada caso en el que el despacho trabaje, así como el código deontológico y profesional del sector.
  4. Contribuye al manejo y gestión de documentos con información muy sensible que puede suponer un riesgo profesional para los abogados.

En definitiva, un software de gestión documental mejora la productividad y permite pasar de una estructura empresarial basada en el archivo de papel a uno digital, situación que mejora enormemente la realización de procesos judiciales.

2017-04-10T15:48:40+00:00 11 noviembre, 2015|Categories: ERP|Tags: |0 Comments

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