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Las 10 fases para Implementar tu Programa de Gestión de Proyectos con Exito

La gestión de proyectos en una empresa

La gestión de proyectos es un ámbito que comprende una complejidad delicada y en el que se debe planificar cada detalle: la asignación de recursos, los costes y el control de la  rentabilidad que conlleva cada acción. Para hacer frente a estos retos, tu mejor aliado será un programa de gestión de proyectos, un ERP con el que reduzcas la imprevisibilidad y la complejidad en estas áreas de negocio y con el que puedas llevar un control total de todos tus proyectos.

El proceso de implementación de tu programa de gestión

software gestion proyectoUna vez tomada la decisión y teniendo en cuenta que has elegido el ERP que más se adapta a las necesidades de tu empresa, ha llegado el momento de implementar tu programa de gestión de proyectos, y es ahora cuando debes tener en cuenta muchos factores ya que de ellos dependerá el éxito o el fracaso del proceso. Lo primero que debes tener presente es que el proceso es largo y complejo y que, además de la inversión inicial, el proceso de implementación también implica un cambio de estructura que la empresa debe asumir.

Al fin y al cabo, la mayor responsabilidad del proceso de instalación recae en la empresa ya que en el fondo es la que mejor conoce sus productos y servicios, las necesidades que tiene y las funcionalidades que necesita del programa de gestión de proyectos. Por otro lado, conocer cuáles son los principales pasos a seguir en la implementación de tu ERP te ayudará a completar este proceso con éxito.

10 Fases principales para implementar tu software de gestión de proyectos

1.      Conoce al proveedor e involúcralo

Es importante que realices una “investigación” exhaustiva de tu proveedor antes de tomar una decisión, incluso puedes pedirle que te facilite el contacto de otros clientes para que ellos mismos te cuenten su experiencia con él y con la implementación del programa de gestión de proyectos. Cuando hayas tomado una decisión, es importante que tengas en cuenta que el proveedor es el que mejor conoce su producto, debes involucrarle en diferentes áreas del proceso como, por ejemplo, la formación de trabajadores, el soporte técnico, etc.

2.      Conoce bien tu empresa y sus procesos

Identifica todos los aspectos de tu empresa y del sector en el que te encuentras y analiza cuáles de ellos pueden llegar a afectar en la implementación de tu software de gestión para evitar posibles contratiempos en el momento menos oportuno.

3.      Comprueba que tu Hardware sea compatible

¿Puedes tu hardware soportar el proceso de implementación? Es un punto que debes revisar antes de realizar la implementación, bien para comprar que se ajustarán al potencial del nuevo ERP o bien para valorar la actualización o posibles cambios, que además, afectarán al presupuesto final del proceso.

4.      Metodología de la implementación

Antes de ponerte “manos a la obra” puedes pedirle a tu proveedor que te detalle cual será la metodología de la instalación de tu software de gestión de proyectos, de esta manera tendrás más claro el proceso y la puesta en marcha.

5.      Costes totales

Cuando tengas toda la documentación encima de la mesa, examina los costes “reales” de la ejecución ya que además del coste del ERP, se pueden sumar costes de formación, actualizaciones o cambios de hardware, etc.

6.      Conserva tu información más útil

No olvides que el hecho de tener un nuevo software de gestión no implica la pérdida de la información anterior, es más, puedes tomártelo como una oportunidad de deshacerte de la información que ya no te resulta útil y ordenar el resto.

software gestion proyectos

7.      Formación para la resistencia al cambio

En este punto, el proveedor será tu aliado y será quién deba formar a tus empleados para la utilización del nuevo programa de gestión de proyectos. Es normal que el nuevo ERP propicie, en un primer momento, el rechazo entre los trabajadores ya que se trata de un cambio que supondrá implicación y esfuerzo por su parte, por lo que es imprescindible implicarlos en el proceso desde el principio.

8.      Implicación de mandos directivos

No sólo los empleados deben involucrarse en la nueva planificación de proyectos, los directivos también intentarán “librarse” de este proceso, no debes olvidar que si ocurre esto, el éxito de la implementación puede truncarse, como responsable no debes permitir que se de esta situación.

9.      Auditoría

Llegados a este punto, ya eres consciente de las dimensiones del proceso, por lo que estarás de acuerdo en que será necesario realizar auditorías e informes de manera periódica dónde se muestre cual es el funcionamiento del programa de gestión de proyectos. Estas auditorías pueden realizarse junto con el proveedor o si fuera necesario con la ayuda de consultores externos.

10.  Soporte técnico y soporte al cliente

El soporte antes, durante y después de la instalación de tu ERP es esencial. Busca un proveedor que te ofrezca soporte de forma personalizada, que tengas un contacto online o telefónico siempre que lo necesites e incluso que visite a tu empresa si se diera el caso.

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