||Implantar un software de gestión documental de forma exitosa

Implantar un software de gestión documental de forma exitosa

Implantar un software de gestión documental de forma exitosa

La documentación en las empresas es uno de los factores que más rédito pueden proporcionar a las compañías, y no solo desde un punto de vista positivo.

La gestión documental puede ser el mejor aliado de las compañías pero, si no se realiza de forma correcta, puede llegar a convertirse en el peor de los enemigos.

Los principales directivos de las empresas se han percatado de este hecho y de la ventaja competitiva que supone tener almacenados de una forma organizada y eficiente toda la información generada, para después reutilizarla en futuros proyectos o incluso venderla.

Y es que la información se ha convertido en uno de los inputs principales en un mercado globalizado en el que la competitividad es feroz.

En la actualidad, las empresas cuentan con tecnología suficiente para desarrollar todos estos procesos de una manera efectiva y automatizada gracias a los programas de gestión documental.

Este tipo de software, especializado en la organización de documentos para pymes y grandes empresas, es una solución TIC de última generación. Pero a pesar de la potencia de sus funcionalidades, invertir un gran presupuesto en un software de gestión documental no es sinónimo de éxito.

Para ello, es importante realizar un estudio previo de la situación en la que se encuentra la empresa y sus propias necesidades, para así poder ajustar el programa de la forma más fiel posible a la entidad.

Implantar un software de gestión documental

La dirección de las empresas tiene mucho que decir en la implementación de un software de gestión documental. Principalmente, porque son los directivos los que tienen que determinar el nivel de complejidad de la implantación del programa de gestión empresarial.

Y es que esa implantación puede ser íntegra y afectar a toda la organización de una sola vez. O, por el contrario, realizarse de forma parcial para sopesar las ventajas e inconvenientes que pueda suponer. En todo caso, la elección de una opción u otra dependerá de los objetivos que la empresa en cuestión se haya marcado.

Independientemente de este hecho, y de la importancia básica que tienen los directivos a la hora de desarrollar de forma exitosa el software de gestión documental en las empresas, es imprescindible que toda la organización participe de manera activa:

  • Será necesario definir una metodología para organizar la documentación digital y en papel que se encuentre en la actualidad en la empresa
  • Establecer criterios mediante los que gestionar la información depositada en los correos electrónicos, básica para el funcionamiento de cualquier compañía
  • Crear pautas para saber cómo deben tratarse los documentos: cuándo eliminar un documento, cómo clasificarlo…
  • Establecer criterios de accesibilidad a la información: no todo el mundo puede tener acceso a toda la información

En definitiva, contar con un software de gestión documental es una ventaja competitiva para cualquier empresa. Pero su éxito depende estrictamente de la implicación por parte de directivos y trabajadores en el proceso.

2017-11-21T15:29:53+00:00 4 febrero, 2016|Categories: Gestión documental|Tags: |0 Comments

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