||Software de gestión documental: principales factores

Software de gestión documental: principales factores

software gestion documentalUna correcta gestión de la información generada por nuestra organización es imprescindible para poder obtener óptimos resultados de trabajo.

Elementos como facturas, albaranes, peticiones de compra, presupuestos, informes de situación, son elementos que se encuentran presentes en nuestro entorno permanentemente. Tanto nostros, como nuestros empleados, tienen que ser capaces de poder encontrar estos documentos con facilidad, sin necesidad de perder una gran cantidad de tiempo buscándolos. Y no solo tenemos que organizar correctamente este tipo de documentos, con la llegada de Internet, cada vez son más habituales los documentos en formato digital. Por supuesto estos tipos de contenidos digitales también tiene que estar correctamente ordenados y clasificados.

Una de las mejores opciones para poder gestionar todo el volumen de información es implantar un software de gestión documental. Pero no podemos escoger cualquier tipo de software de gestión, no todos nos ofrecen los mismos beneficios. A continuación, vamos a detallar los principales factores a tener en cuenta antes de implantar un software de gestión documental.

Facilidad de uso

Tenemos que escoger un software de gestión documental completo pero que nos permita utilizarlo sin demasiada dificultad. ¿La razón? No todos nuestros empleados están igual de familiarizados con las nuevas tecnologías y escogiendo un sistema demasiado complejo, tendremos que invertir mucho tiempo en formación.

Seguro

El software de gestión documental perfecto, tiene que permitirnos poder crear diferentes tipos de accesos para nuestros empleados. De este modo, no podrán acceder a todo el volumen de información. Únicamente tendrán acceso a los datos que nosotros les facilitemos.

Documentos digitalizados

Las empresas que trabajan con documentos impresos en papel pierden más del 8% del total de sus documentos.  Gracias al software de gestión documental podremos digitalizar todos el volumen de documentos de nuestra organización.

Gracias a la digitalización de los documentos, ahorraremos en papel y también evitaremos perdidas de información.

Adaptable

Es posible que las necesidades que presenta hoy en dia nuestra empresa no sean las mismas que pueda presentar en unos años. Por ese motivo es muy importante que nuestro software de gestión pueda ser capaz de adaptarse a las futuras necesidades. De este modo no será necesario cambiar el sistema integralmente.

Emails

Más de las mitad de las empresas no llevan una gestión de emails correcta. Los emails recibidos son guardados en las carpetas personales de los trabajadores y no son compartidos en ningún servidor centralizado. Esto puede ocasionar graves problemas cuando un empleado se ausenta de su puesto de trabajo.

El software de gestión tiene que ser capaz de indexar y ordenar toda la información que llega a través de los emails.

La correcta gestión de la información es un factor relevante para cualquier empresa. En Quonext sabemos que cada negocio es diferente, por ese motivo nuestras soluciones están diseñadas para adaptarse con facilidad. ¿Aún no nos conoces? ¡Visita Quonext!

 

2017-11-21T15:25:27+00:00 8 julio, 2014|Categories: Gestión documental|0 Comments

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