||El estado actual de la gestión documental en las empresas españolas

El estado actual de la gestión documental en las empresas españolas

Software de gestión documental para empresasUno de los principales problemas de las empresas actuales es el aislamiento de los recursos informativos de las empresas. Las compañías actuales manejan una gran cantidad de información pero que acaba por acumularse sin ningún tipo de criterio ni metodología en correos electrónicos, carpetas personales de los ordenadores o incluso documentos en papel.

Toda esta documentación, que representa un activo muy importante dentro de las organizaciones empresariales, se encuentra diversificada e incluso duplicada.

Esta situación es cada vez más habitual en las compañías y genera un alto grado de descontrol e ineficacia. La gestión documental es, por lo tanto, una prioridad dentro del mundo empresarial.

En la actualidad existen diversas herramientas que potencian la gestión documental de los negocios. Uno de los más destacados por su facilidad de uso y las prestaciones que ofrece es el software de gestión documental, encargado de administrar, organizar y filtrar toda la información que se genera diariamente en una empresa.

Este tipo de programas de gestión de documentos adquieren una gran importancia en el mercado actual, cada vez más globalizado y competitivo. Además, es un elemento que aumenta de forma considerable la productividad de los empleados de una oficina.

Un ejemplo de la anterior afirmación la podemos encontrar en los datos extraídos por el estudio realizado por la compañía Iron Mountain, especializada en gestión documental en las empresas. Según este estudio, más del 70% de las empresas afirman que encuentran de una manera mucho más fácil y rápida la información que no tienen en comparación con la que ellos mismos generan.

Resulta mucho más fácil encontrar un estudio, estadística o documento del exterior que una información teóricamente producida y almacenada en los archivos de empresa.

Además de este ejemplo, cabe decir que en muchas oficinas más del 15% del espacio disponible se dedica de forma íntegra a almacenar información en estanterías, armarios o archivos. Por no hablar de los 51 minutos diarios de media que los empleados de los diferentes departamentos empresariales dedican a buscar documentos propios que deberían tenerse bien a mano.

Un sistema de gestión documental agiliza esa búsqueda hasta en un 200%, según el mencionado estudio.

La implantación de un software de gestión documental, por lo tanto, no solo producirá mejoras desde un punto de vista organizacional y productivo. También lo hará desde un punto de vista económico, ya que independientemente de la inversión inicial que es necesario realizar para implantar el programa de gestión de documentos en la empresa, en el largo plazo acaba por reducir el gasto en búsqueda de información externa.

Más del 34% no sabe cómo sacar partido a toda la información que acumulan en su interior, y ese hecho provoca que en muchas ocasiones se inviertan cantidades importantes de presupuesto a recabar información proveniente del exterior.

Un software de gestión documental además, presenta una serie de ventajas respecto a los sistemas de administración de la información más tradicionales:

  1. La utilización de este tipo de tecnología reduce el número de copias innecesarias de los documentos y los centraliza en una misma base de datos, hecho que multiplica la eficiencia de los empleados
  2. Un software de gestión documental ofrece la posibilidad de gestionar el acceso y la seguridad a la información, para evitar fraudes, espionajes o fuga de datos. Como apunte, el robo de información confidencial entre empresas es uno de los delitos que más se ha potenciado en los últimos años, creciendo hasta un 60% más durante los años de crisis económica.
  3. Ofrece una visión clara del negocio y de todas las personas y departamentos de las que está formada, ya que clarifica toda la documentación generada.

En definitiva, este tipo de herramientas es imprescindible para mantener la competitividad en las empresas actuales, especialmente aquellas en las que la gestión de la información sea la base del negocio.

2017-11-21T15:37:27+00:00 17 diciembre, 2015|Categories: Gestión documental|Tags: |0 Comments

Leave A Comment