||Consejos para elegir un software de gestión documental

Consejos para elegir un software de gestión documental

gestión documentalEscoger un software de gestión documental no es un proceso sencillo. A pesar de que haya muchos programas de este tipo que ofrecen prestaciones similares, cada empresa tiene características diferentes que la hacen única.

Algunas necesitan gestionar documentos, otras imágenes o vídeos, e incluso existen compañías que necesitan un software de gestión integral para administrar todo tipo de archivos.

Es importante invertir un tiempo a la elección de un software de gestión de proyectos. Es imprescindible, no obstante, tener claro qué es lo que se quiere gestionar para luego poder analizar las funcionalidades que ofrece cada software presente en el mercado.

¿Qué características hay que tener en cuenta a la hora de escoger un software documental?

Los aspectos en los que es importante fijarse a la hora de escoger un software de gestión documental son principalmente los siguientes: aquellas funciones básicas que realice el programa, en las funciones avanzadas y finalmente, en el soporte ofrecido y en el precio del software documental.

1. Funciones básicas

  • Resulta crucial que el futuro software de gestión documental que se implantará en una compañía presente una integración total con Microsoft Office, para facilitar el trabajo simultáneo con ambas plataformas
  • También deberá permitir una gestión completa de grupos y diferentes usuarios, los cuales deberán poder compartir documentos y navegar virtualmente por ellos.
  • La existencia de un cuadro de mando desde el que se puedan organizar y gestionar todos los documentos, archivos y datos integrados en el software de gestión.
  • Un programa de gestión documental debe ser multiidioma.
  • Por último, debe presentar una interfaz web sencilla y fácil de usar. Ya que, por muy potente que pueda resultar esta herramienta, si su uso es tremendamente complicado no resultará productiva su implantación.

2. Funciones avanzadas

Algunas de las prestaciones más específicas en las que es recomendable fijarse antes de decidirse por un software empresarial de este tipo son:

  • El OCR o reconocimiento óptico de caracteres, es un proceso dirigido a la digitalización de textos, una aplicación que permite que el software de gestión documental reconozca palabras en imágenes y demás soportes.
  • La auto clasificación de documentos, para facilitar su gestión y organización.
  • Integración con Google Docs
  • Integración con redes sociales, para facilitar la distribución de los contenidos a los perfiles sociales de la empresa.

3. Soporte y mantenimiento

Contar con un distribuidor que se encargue de la implantación del software y que resuelva futuras dudas y problemas relacionados con el programa, es otro factor importante a tener en cuenta.

En definitiva, la inversión realizada en un software de gestión documental debe ser productiva y generar beneficios económicos a una empresa. Por eso, es importante escoger bien desde un primer momento y facilitar las herramientas y formación necesarias a todos los empleados con el fin de que la situación se normalice lo antes posible.

El software QuoFiles de Quonext, desarrollado sobre la plataforma Microsoft SharePoint, reúne todos los requisitos descritos anteriormente.

 

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