||Qué hacer antes de implantar un sistema de gestión documental

Qué hacer antes de implantar un sistema de gestión documental

software documentacion ERP para empresasSi has decidido apostar por la calidad y la mejora de los procesos internos de tu organización, al implantar un software gestión documental, te interesará conocer estos consejos básicos para amortizar la solución empresarial ERP, desde el principio. Antes de precipitarnos a dar el complejo paso del abandono del papel, debemos asegurar que la implementación del software de gestión documental toma el rumbo correcto hacia la digitalización, sin perder eficiencia adaptando el programa de gestión de documentos.

Realizar un proyecto de consultoría documental

Los documentos, catalogados como auténticos bienes reales de una empresa, son los encargados de recoger y dejar constancia del desarrollo, actividad, actuaciones y registros internos de una organización. Es lógico pensar, entonces, que una tarea tan rutinaria como es la consulta de la documentación en la empresa, sea un proceso donde, necesariamente, resalta la eficacia.

El software de gestión documental dotará a la organización de herramientas de última generación, pensadas exclusivamente para agilizar y optimizar los procesos diarios de comunicación interna e información entre empleados y empresa.

Pero, antes de implantar un sistema de gestión documental, será necesario partir de la posición y organización actual que envuelve la empresa con el objetivo de encaminar, correctamente, el flujo del proceso organizativo del ERP documental:

  1. En qué punto se encuentra mi empresa: antes de dar el paso, será necesario enfrentarse a la realidad interna que nos caracteriza, de modo que se nos permita realizar una valoración, objetiva, sobre el estado en el cual nos encontramos.
  2. Cómo me organizo: una vez seamos conscientes de a qué entorno se enfrenta nuestro futuro sistema de gestión documental, deberemos parar atención a aquello que nos rodea y la relación que tenemos con nuestro entorno exterior. Es entonces cuando detectamos las posibles amenazas, debilidades y fortalezas, de modo que podamos centrarnos en las oportunidades que esconden. Algo que conseguiremos analizando las funciones, operaciones y procesos empresariales, mediante la consulta de archivos y expedientes.
  3. Cómo puedo mejorar: Cuando ya hayamos detectado nuestros puntos débiles, sabemos que necesitamos para mejorarlos, y hacer de una debilidad una fortaleza. O lo que es lo mismo, definir el plan de trabajo y detectar las áreas sobre las cuales urge actuar, a partir del análisis realizado. Seguidamente, cuantificar las propuestas de mejora y tener en cuenta aquellas que mejoran la toma de decisiones que debemos adoptar a largo y corto plazo con el software de gestión documental.
  4. Por dónde empiezo: llegados a este punto, debemos pararnos, analizar y reflexionar. Una buena estrategia, sería realizar un plan de comunicación para nuestra solución empresarial a partir de los resultados obtenidos en los puntos anteriores, algo que  nos facilitará poder establecer los objetivos realmente necesarios y acertados. Evitando así cualquier tipo de pérdida, ya sea económica como temporal.

Plan de actuación del software de gestión documental

Una vez establecidos nuestros parámetros previos de actuación para la implantación del programa de gestión de documentos, podemos empezar a introducir la información de manera ordenada, y sistemática:

  • Clasificar: diseñar un mapa documental para catalogar la información que se introducirá al ERP documental según su soporte y especificación, teniendo en cuenta el valor real que tiene su conservación para la organización.
  • Normalizar: planificar y direccionar la dirección de la gestión y el mantenimiento del sistema de gestión documental.
  • Operar: diseñar el desarrollo de las herramientas informáticas que gestionarán y modificarán la documentación en la empresa a partir de ahora.
  • Gestionar: tener en cuenta los parámetros de eficiencia, accesibilidad y usabilidad establecidos en el análisis previo, de manera que podamos fijar el rumbo de la solución empresarial.
  • Implementar: una vez recopilada la documentación y establecida la estrategia de actuación, se procederá a la implantación del software de gestión documental. Debemos tomarnos el tiempo que sea necesario, realizando pruebas y auditorias para determinar la calidad, al mismo tiempo que se irán incorporando los documentos y los usuarios de manera gradual.
  • Formar: una vez la escalera gradual llegué a su fin, será el momento de acabar de formar a todo aquel que lo requiera, con el fin de alcanzar el éxito con el programa de gestión de documentos. Será entonces, una condición imprescindible, implicar a todos los usuarios en el ERP documental, tomando parte activa en el proceso sin distinciones.

Evaluación y seguimiento ERP documental

Cuando el ritmo de la empresa vuelva a fluir con normalidad, será necesario realizar una evaluación de los primeros meses de vida del software de gestión documental. A través del plan de seguimiento, recogeremos los resultados, en cada acción, por tal de determinar posibles propuestas de mejora.

Es por todo esto que, igual que ocurría con el papel, deberemos actuar de manera ordenada para que los imprevistos o trabas surgidas no nos jueguen una mala pasada en cuanto a pérdida de tiempo y eficiencia. Solo optando por establecer una solución real a la organización actual de la compañía, podremos obtener mejores resultados y disfrutar de todas las funciones de nuestro nuevo software de gestión documental.

2017-11-21T15:21:13+00:00 12 mayo, 2016|Categories: Gestión documental|Tags: |0 Comments

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