||Aportaciones del software de gestión documental a una compañía

Aportaciones del software de gestión documental a una compañía

Innovación del software de gestión documentalEl objetivo de cualquier compañía es conseguir una gestión eficiente y eficaz de sus recursos. La implantación de un software de gestión documental permite alcanzar este propósito a través del uso de herramientas de última generación que, además, te ayudarán a ser más competitivo.

Apostar por un software de gestión documental es apostar por la seguridad, y la sostenibilidad. La incorporación tecnológica de un ERP software nos acerca la innovación, a partir de sus procesos de digitalización documental. Su sistema ha sido creado para confirmar la continuidad y la adaptación a las novedades y demandas que promueven el dinamismo del sector. Del mismo modo, la plataforma colaborativa de un ERP documental permite trabajar en equipo a partir de la exploración de nuevas formas de comunicación que fomenten la productividad y el compromiso con la empresa.

Principios básicos de un software de gestión documental

Los beneficios de un ERP documental en una compañía se encuentran centralizados bajo cuatro parámetros básicos, basados en la eficacia y la integración:

Obediente: un software documental persigue los valores y la misión de la empresa, trabajando según sus necesidades y expectativas sin dejar de lado, en todo momento, el marco normativo y legislativo – interno y externo – actual.
Fiable: contar con un programa de gestión documental es garantizar la calidad y el mantenimiento responsable, gracias a su marco de actuación preciso, continuo y regular. ERP permite seguir, compartir y clasificar la documentación, evitando así su pérdida.
Íntegro: el software de gestión documental se integra con los demás sistemas de la compañía. Permite su personalización, de modo que ERP es adaptable a las necesidades de cada puesto de trabajo, en cada departamento (calidad, administración, recursos humanos…). El carácter modular del software documental se encuentra enfocado hacia la optimización del tiempo y los esfuerzos de trabajo, obteniendo así un mejor resultado de los procesos individuales llevados a cabo por el valioso capital humano que integra la compañía.
Global: gestionar procesos y documentación de manera sistemática, cuidando el diseño y la eficacia en las distintas metodologías es posible gracias al software de gestión documental. Su rápido acceso, junto con el ahorro de tiempo y espacio, permite identificar, clasificar y determinar los documentos nuevos, o ya incorporados en el sistema, asegurando su total acceso diario.

Ámbitos de actuación del sistema documental

Otro aspecto que identifica la eficiencia de un software documental es su transparencia. Además de preservar y conservar los archivos, la regulación se encuentra latente en todos sus procedimientos, los cuales operan según la legalidad y la normativa establecida. Por otro lado, permite la creación de una plataforma donde destacan las siguientes características proactivas:

Gestión de documentación: ERP organiza y gestiona los documentos comerciales y administrativos, creando distintos permisos de acceso que permiten acceder de manera fácil y segura según las competencias de cada departamento. Así como la organización de los documentos de ventas, proveedores y proyectos.
Intranet: el software documental gestiona portales corporativos sobre una misma plataforma colaborativa, permitiendo la compartición de contenidos y facilitando una comunicación más eficaz y organizada que reduzca costes de espacio, tiempo y accesos (clasificación, reserva y gestión documental)
Calidad y respeto por el medio ambiente: el software de gestión documental cuenta con procesos de calidad y prevención de riesgos laborales, además de una marcada responsabilidad social corporativa (RSC) y de medio ambiente.

Conoce todos los aspectos a tener en cuenta antes de implantar un software de gestión documental como podría ser la plataforma colaborativa sobre Microsoft SharePoint, QuoShare, y empieza a disfrutar de los beneficios que pude aportar ERP en tu compañía

2017-11-21T15:20:35+00:00 23 mayo, 2016|Categories: Gestión documental|Tags: |0 Comments

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