||10 tips para elegir un buen software de gestión documental

10 tips para elegir un buen software de gestión documental

El día a día de una empresa está repleto de documentos que se amontonan en ordenadores o mesas, ocupando tiempo o espacio y dificultando su acceso a los trabajadores cuando más lo necesitan. Por este motivo, durante los últimos años numerosas empresas se han hecho con un software de gestión documental para ordenar, clasificar y controlar la gran cantidad de datos que manejan, optimizando así la gestión de sus recursos.

En la actualidad existen un gran número de empresas que ofrecen software de gestión documental y a veces puede parecer que todos los programas son iguales. Sin embargo, hay algunos elementos que deberían incluir además de especificidades que cada empresa deberá valorar según sus necesidades. A continuación ofrecemos 10 tips para ayudarte a escoger un buen software de gestión de documental:

Software Gestión Documental

  1. Facilidad de uso: un software de gestión documental no puede ser complicado de utilizar o, de lo contrario, el proceso de implantación puede ser eterno debido a la dificultad de los trabajadores de determinada empresa para aprender a utilizar el programa. El software Platón de Quonext presenta una interfaz cómoda y sencilla que no requiere formación por parte de los profesionales que lo utilizarán.
  2. Flexibilidad y escalabilidad: el programa para gestionar documentos debe ser capaz de adaptarse a las nuevas necesidades que va presentando una empresa a medida que va creciendo y potenciando sus servicios.
  3. Potente buscador: dado que las empresas buscan un software de gestión documental para ordenar y clasificar diferentes tipos de archivo, el mismo programa debería permitir buscarlos fácilmente. En este caso Platón cuenta con un potente buscador que además puede realizar búsquedas dentro del contenido de los documentos que almacena.
  4. Movilidad: los profesionales de la empresa moderna necesitan desplazarse y consultar recursos desde diferentes dispositivos: ordenador, smartphone, tableta… Así que si tus profesionales son de los que se pasan el día fuera de la oficina, asegúrate de escoger un software que esté disponible para diversos soportes.
  5. Avisos y alarmas: el software de gestión documental de Quonext, Platón, permite la configuración de alarmas y notificaciones para las tareas y actividades cuyo vencimiento se acerca.
  6. Soporte técnico y formación: si el programa de gestión documental es lo suficientemente simple, no hará falta que los trabajadores reciban formación. Sin embrago, es indispensable que la empresa que proporciona el software, cuente con un equipo de profesionales y consultores que orienten y aporten soluciones a los problemas que pueda tener el cliente.
  7. Seguridad: por supuesto, la seguridad es esencial cuando estamos hablando de facturas, albaranes o datos de contacto, por lo que este tipo de programas deben garantizar seguridad y privacidad ante todo.
  8. Versiones: muchas empresas venden programas que no se actualizan y quedan obsoletos en menos de un año. Para ello, empresas como Quonext actualizan periódicamente sus diferentes software, para ofrecer la tecnología más puntera.
  9. Integración con terceros: El software Platón de Quonext integra otros programas básicos tales como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.) o Outlook y Exchange.
  10. Tecnología workflow: un buen programa de gestión permite visualizar, editar y controlar los diferentes flujos de trabajo, pues es esencial para el correcto funcionamiento de una empresa.

Todo esto y mucho más lo encontrarás en el software de gestión documental, Platón, de Quonext. No esperes más y aumenta la productividad de tu empresa mediante un buen programa. Los profesionales y consultores de Quonext te atenderán con la máxima eficiencia y recomendarán el producto más conveniente según las necesidades de tu negocio.

2017-11-21T15:55:27+00:00 2 diciembre, 2014|Categories: Gestión documental|0 Comments

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