Software gestión documental para escaneo y reconocimiento de documentos

QuoFiles OCR es el sistema y software de escaneo y reconocimiento de documentos y facturas desarrollado por Quonext sobre la plataforma Microsoft SharePoint.

Aporta diferentes características y funcionalidades que complementan y enriquecen la plataforma de colaboración, dotándola de una mayor capacidad para aumentar la productividad empresarial.

Cuando los procesos clásicos están bajo control en una organización, se suman nuevas necesidades para completar un círculo virtuoso de la gestión. De ahí surge la necesidad de integrar en el núcleo de los procesos de negocio las facturas, los contratos, los hitos de un proyecto y mucha otra información relevante en formato digitalizado.

Cualquier dato no estructurado, capturado e integrado en el flujo de negocio carece de validez. La digitalización, hablemos de la empresa que sea, es un elemento clave a la hora de ofrecer agilidad y flexibilidad en los procesos empresariales. En definitiva, el objetivo es:

  • Conseguir mayor agilidad, productividad, eficiencia y ahorro de tiempo
  • Reducir los costes asociados a la eliminación del papel en la empresa

Sistema y software de gestión documental OCR sobre SharePoint

Según la consultora IDC, los costes anuales de documentación representan entre el 5 y el 15% de los ingresos de una organización, y según informes de otras consultoras independientes, entre el 50% y 75% de nuestro tiempo lo dedicamos a obtener información de los demás. En algunos puestos, este porcentaje es aun superior.

A esto hay que añadirle que más del 80% de la información digitalizada de las empresas reside en los discos y ficheros personales. En muchas organizaciones, esta situación debe mejorar y una adecuada gestión documental  es el mejor motor para el cambio

La sobrecarga de información, el necesario cumplimiento de disposiciones legales, la información perdida o mal colocada, los procesos ineficientes, o la falta de integración con otras aplicaciones hacen necesaria la adopción de soluciones eficaces y asequibles como QuoFiles OCR.

QuoFiles OCR, la solución de escaneo y reconocimiento de documentos y facturas desarrollada por Quonext, se convierte así en una potente solución para la mejora de la gestión empresarial, materializada a través de una suite de herramientas, aplicaciones y servicios que se implantan de una forma tan rápida que permiten obtener resultados desde el primer momento.

QuoFiles OCR, el programa y solución de gestión documental sobre SharePoint integra un potente motor de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) y OCB (Reconocimiento Óptico de Códigos de Barras) que lee el contenido de los documentos y facturas almacenando una versión buscable en varios formatos alternativos e indexando su contenido para poder realizar posteriormente búsquedas avanzadas.

Posteriormente, el avanzado motor de indexación de SharePoint permite realizar búsquedas tanto por metadatos como por contenidos de documentos de forma ágil, sencilla y rápida, con independencia de que el contenido que se esté buscando se encuentre dentro de un fichero Word, PDF, etc.

QuoFiles OCR admite múltiples formatos de entrada, incluyendo los estándares de imagen más habituales, así como documentos PDF. En resumen, admite cualquier formato generado por un escáner.

QuoFiles OCR aprovecha las capacidades de SharePoint e incorpora mejoras tales como:

  • Generador de documentos en formato PDF optimizado, mejorando la calidad y reduciendo el peso
  • OCR optimizado, que mejora la precisión en el reconocimiento de documentos de baja calidad
  • Nuevo procesador de imágenes, incrementando su velocidad en más de un 50%
  • Nuevo diseñador de perfiles, más sencillo, intuitivo y flexible

Descargas y documentación de QuoFiles, sistema y software de gestión documental OCR sobre SharePoint

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Áreas de QuoFiles OCR, sistema y software de gestión documental de digitalización y reconocimiento de documentos y facturas sobre Microsoft SharePoint

QuoFiles OCR Capture

Mediante esta herramienta de adquisición, validación y seguimiento de las acciones del servidor de QuoFiles OCR es posible:

  • Verificar los documentos procesados
  • Revisar los documentos que requieran algún control
  • Corregir los documentos que no han sido procesados, asignando los valores necesarios para su correcto procesamiento y almacenamiento

QuoFiles OCR Server

Este módulo de QuoFiles OCR, el software y sistema de gestión documental sobre SharePoint permite la gestión avanzada de perfiles, a la vez que representa un centro de procesamiento de las diferentes estaciones de trabajo locales o remotas.

QuoFiles OCR Designer

La solución y programa de gestión documental y plataforma colaborativa para escaneo y OCR QuoFiles ofrece, por medio de los procesos incluidos en este módulo, una herramienta de administración para el diseño personalizado de perfiles.

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Hoja de producto: QuoFiles, software de gestión documental, de procesos y plataforma colaborativa en SharePoint

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